Préparer le déroulé de l'événement (Organisateur d'évènement)
Construire le planning heure par heure d'un événement, de l'installation au rangement : étapes, lieux, prestataires, contacts VIP, modèles et export PDF.
Mis à jour le 2 min de lecture
Résumé
- L'onglet Organisateur d'évènement de la fiche événement sert à préparer le déroulé : chaque étape avec ses horaires, son lieu et son prestataire.
- Il regroupe aussi les Contacts VIP (témoins, parents…) et les Prestataires de l'événement.
- Le planning s'exporte en PDF et peut partir d'un modèle.
Ce module est inclus dans la formule Complet et s'ajoute à la carte avec Essentiel. Sans lui, l'onglet propose de découvrir les offres. Voir Choisir et changer d'abonnement.
Créer le planning
Ouvrez la fiche de l'événement
Puis l'onglet Organisateur d'évènement, et cliquez sur Créer un planning.
Renseignez le cadre
Le Nom de l'événement, son Type, les Prénoms des mariés si besoin, la Date de début (par exemple l'installation la veille), le ou les Jours J et la Date de fin (le rangement).
Cliquez sur Créer le planning
Ces informations se modifient ensuite avec la roue dentée, à côté du nom.
Ajouter les étapes
Ajouter un évènement crée une étape du déroulé : son nom (cérémonie, vin d'honneur…), son Début et sa Fin, son lieu, le Prestataire assigné (ou un nom temporaire, par exemple « Photographe externe ») et des notes. Marquer comme surprise signale une étape à garder secrète. Les étapes s'affichent jour par jour, dans l'ordre des horaires.
Planevio signale Attention requise sur une étape quand un même prestataire est prévu sur deux étapes qui se chevauchent, ou quand il reste moins de 30 minutes pour passer d'un lieu à un autre.
Contacts VIP et prestataires
- Contacts VIP : les personnes clés du jour J, avec leur Rôle (témoin, parent, organisateur…), une Précision du rôle (« Témoin de la mariée »), un téléphone et un e-mail.
- Prestataires : les prestataires de l'événement, à assigner aux étapes. Ajouter un prestataire lié reprend l'un de vos prestataires partenaires.
Modèles et export
- Modèles propose des déroulés prêts à l'emploi (mariage sur 3 jours, séminaire, conférence, anniversaire, spectacle, événement générique) et vos propres sauvegardes. Sauvegarder enregistre le planning en cours comme modèle.
- Exporter télécharge le déroulé en PDF, à partager avec les mariés et les prestataires.
Charger un modèle remplace les étapes déjà saisies : ses horaires sont recalés sur la date de début du planning. Sauvegardez d'abord votre planning si vous voulez le garder.
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